Den nødvendige samtalen

Hvordan snakke med en ansatt du er bekymret for?

Opplever du at en medarbeider ikke har det helt greit? Har du sett endringer i fravær, atferd eller jobbutførelse?

Mange ledere vegrer seg for å ta den første samtalen i frykt for å trå feil. Men en tidlig og omsorgsfull samtale kan gjøre en stor forskjell.

Den første samtalen handler ikke om å få innrømmelser eller finne løsninger, men om å vise at du bryr deg og ønsker å forstå. Ofte forventer vi litt for mye, og dersom det ikke går som vi håper, tenker mange at samtalen er mislykket. Tenk heller at den første samtalen er starten på en prosess der det viktigste er å fortelle at du er bekymret for medarbeideren din basert på endringer du har observert. 

Før samtalen - forbered deg godt

• Hva er målet? Den første samtalen er ofte starten på en prosess – ikke forvent å få alle svar med en gang. Det viktigste er å fortelle at du er bekymret.
• Hvilke endringer har du observert? Notér konkrete eksempler på endringer i fravær, atferd eller jobbutførelse. Beskriv – ikke påstå.
• Hold deg til fakta. Din rolle er ikke å definere problemet, men å ta opp de endringene du har sett.

Slik gjennomfører du samtalen

Vær konkret – si tydelig hva du har observert.
Lytt aktivt – still åpne spørsmål og gi rom for svar.
Vis omsorg, ikke anklag – bruk «jeg opplever at...» fremfor «du gjør...»
Ta en pause hvis samtalen låser seg eller blir følelsesladet.

Om du møter motstand

Om du møter motstand skyldes det ofte frykt for konsekvenser, stolthet eller skam. Det kan også handle om at bekymringen ble presentert som en påstand.

Motstand – Hvis den ansatte avviser bekymringen din, ikke press på. Hold deg til det du har observert, og la vedkommende reflektere videre.

Skam – Hvis den ansatte blir defensiv eller trekker seg unna, vis forståelse og understrek at samtalen handler om omsorg, ikke straff.

Sterke følelsesreaksjoner – Noen kan bli sinte eller lei seg. Da kan det være lurt å ta en pause og gjenoppta samtalen senere dersom det blir sterke følelser.

Husk: Selv om vedkommende ikke innrømmer et problem, har samtalen skapt bevissthet og refleksjon. Dette kan bringe dere videre i neste samtale.

Avslutt samtalen på en god måte

• Oppsummer hva dere har snakket om.
• Avtal en ny samtale – oppfølging er viktig!
• Vurder om du bør rådføre deg med noen til neste samtale.

Ønsker du å snakke med en av våre rådgivere før du tar samtalen?

Ring oss på vår veiledningstelefon 22 40 28 00, eller send oss en direktemelding.